해외영업을 하다 보면 RFQ가 하나둘 쌓이기 시작합니다.
처음에는 Excel에 고객명, 국가, 제품, 수량 정도만 기록해도 충분하지만,
데이터가 많아지면 단순히 기록하는 것만으로는 전체 영업 현황을 파악하기 어려워집니다.
예를 들어 이런 질문이 생깁니다.
- 어느 국가에서 RFQ가 가장 많이 들어왔을까?
- HVAC, Automotive, Refrigeration 중 어떤 산업군의 문의가 많을까?
- 견적을 제출한 뒤 Follow-up이 필요한 건은 몇 건일까?
- Quotation, Won, Lost 상태는 각각 몇 건일까?
RFQ가 10건 정도라면 직접 확인할 수도 있습니다.
하지만 100건, 500건으로 늘어나면 매번 필터를 걸고 하나씩 세는 방식은 비효율적입니다.
이럴 때 활용할 수 있는 Excel 기능 중 하나가 Pivot Table(피벗 테이블)입니다.
해외영업 RFQ Pivot Table 무료 Excel
Sales Work Lab에서 해외영업 RFQ 관리를 연습할 수 있도록
가상 RFQ 데이터와 분석 예제를 포함한 Excel 파일을 만들었습니다.
실제 고객정보는 포함되어 있지 않으며,
Excel 기능을 테스트하고 자신의 업무 양식으로 수정할 수 있도록 만든 실습용 자료입니다.
Excel 파일 구성
파일은 크게 두 가지 영역으로 구성되어 있습니다.
- RFQ 원본 데이터 – Customer, Country, Industry, Status, Annual Volume
- RFQ 분석 화면 – 국가별, 산업군별, 진행상태별 RFQ 현황
예제에는 약 30건의 가상 RFQ 데이터가 들어 있어
파일을 다운로드한 뒤 바로 구조를 확인할 수 있습니다.
어떤 분석을 할 수 있을까?
1. 국가별 RFQ 건수
USA, Germany, Indonesia, India, Mexico, Sweden 등
국가별로 들어온 RFQ 건수를 정리할 수 있습니다.
이렇게 데이터를 요약하면 단순히 고객 리스트를 보는 것보다
어느 지역에서 문의가 집중되고 있는지 훨씬 빠르게 확인할 수 있습니다.
2. 산업군별 RFQ 현황
HVAC, Automotive, Refrigeration, Industrial처럼
고객의 산업군을 구분해서 관리하는 경우에도 활용할 수 있습니다.
RFQ가 누적될수록 어떤 산업군에서 문의가 많이 발생하는지 확인할 수 있기 때문에
향후 신규 고객 발굴이나 영업 활동을 정리할 때도 참고하기 좋습니다.
3. 영업 진행상태 확인
해외영업에서는 RFQ를 받는 것으로 업무가 끝나지 않습니다.
예를 들어 다음과 같이 진행상태를 관리할 수 있습니다.
- RFQ
- Quotation
- Follow-up
- Won
- Lost
이렇게 Status를 일정한 기준으로 관리해두면
현재 견적 단계에 있는 고객과 Follow-up이 필요한 고객을 구분하기 쉬워집니다.
실제 Excel에서는 이렇게 볼 수 있습니다
아래 화면은 Sales Work Lab에서 만든 가상 RFQ 데이터를 이용한 분석 예제입니다.
※ 이해를 돕기 위해 Sales Work Lab에서 가상 고객 데이터로 작성한 Excel 예제입니다.
실제 고객정보나 영업정보는 포함되어 있지 않습니다.
원본 RFQ 데이터를 하나씩 확인하지 않고도
국가, 산업군, 진행상태 기준으로 데이터를 정리하면
현재 영업 현황을 훨씬 빠르게 파악할 수 있습니다.
이 자료는 이렇게 활용해보세요
다운로드한 파일을 그대로 사용하기보다는
자신이 현재 관리하고 있는 RFQ 항목에 맞춰 수정하는 것을 추천합니다.
예를 들어 아래 항목을 추가할 수 있습니다.
- RFQ Received Date
- Customer / Company
- Country
- Industry
- Part No.
- Annual Volume
- Target Price
- Quotation Date
- Follow-up Date
- Incoterms
- Sales Status
회사마다 관리해야 하는 항목은 다르기 때문에
필요한 열을 추가하고 분석 기준도 함께 변경하면 됩니다.
RFQ Pivot Table Excel 무료 다운로드
아래 Excel 파일은 개인적인 학습 및 업무 참고용으로 자유롭게 사용할 수 있습니다.
📥 해외영업 RFQ Pivot Table Excel 무료 다운로드
파일을 다운로드한 뒤 가상 데이터를 자신의 테스트 데이터로 변경하면서 국가, 산업군, Status 기준으로 어떻게 결과가 달라지는지 확인해보세요.
AI와 함께 사용하면 더 편리합니다
Pivot Table이나 Excel 수식에 익숙하지 않다면 AI에게 현재 Excel 구조와 원하는 결과를 설명하고 필요한 수식이나 작업 순서를 물어보는 방법도 있습니다.
예를 들어 다음처럼 질문할 수 있습니다.
Excel에 Customer, Country, Industry, Status, Annual Volume 열이 있습니다.
이 데이터를 국가별, 산업군별, Status별로 요약해서 확인하고 싶습니다.
Excel 초보자도 따라 할 수 있도록 Pivot Table을 만드는 순서를 단계별로 설명해주세요.
처음부터 복잡한 자동화를 만들 필요는 없습니다.
반복해서 세고, 찾고, 정리하는 작업부터 하나씩 줄여보는 것이 좋습니다.
Excel 반복업무를 AI와 함께 줄이는 전체적인 방법은 아래 글에서도 확인할 수 있습니다.
→ 엑셀 반복업무를 AI로 줄이는 방법: 해외영업 실무 자동화 예제
마무리
해외영업에서 Excel은 단순히 데이터를 입력하는 도구로만 사용할 필요는 없습니다.
RFQ 데이터를 일정한 형식으로 계속 쌓아두고
국가, 산업군, 진행상태처럼 필요한 기준으로 요약하면
매번 데이터를 직접 세고 정리하는 시간을 줄일 수 있습니다.
기록 → 정리 → 요약 → Follow-up
처음에는 작은 Excel 파일이라도
이 구조를 만들어두면 RFQ가 많아질수록 효과가 커집니다.
