불가 3년전 만해도 AI가 보편화 되지 않았을 때는 많은 부분을 혼자 해야 했죠. 그러나 요즘 해외영업 업무를 하면서 AI를 사용할 일이 정말 많아졌습니다.
GPT 또는 제미나이를 이용해서 바로바로 써먹고 또 새로운 기능이 있으면 써먹고, 세상이 편해지고 있습니다.
세상은 편해지고 AI를 어떻게 하면 해외 영업 업무에 써먹는지 알아야 할 것 같습니다.
처음에는 저도 AI라고 하면 영문 이메일을 번역하거나 문장을 조금 다듬어주는 정도로 생각하기 쉽다고 봤습니다.
그런데 업무를 하나씩 나눠서 보면 생각보다 사용할 수 있는 곳이 많습니다.
고객에게 받은 긴 이메일을 정리하거나, RFQ에서 필요한 정보만 뽑고,
회의 내용을 정리하거나, 내가 작성한 Quotation에서 빠진 조건이 없는지 다시 확인하는 데도 사용할 수 있습니다.
특히 해외영업은 이메일, 견적, 미팅, 고객 Follow-up처럼 반복되는 업무가 많기 때문에
AI가 판단을 대신하는 것보다 내가 판단하기 전에 필요한 내용을 정리해주는 용도로 사용하면 꽤 편합니다.
이번 글에서는 해외영업 업무를 기준으로 제가 생각하기에 실제로 활용도가 높은 방법 7가지를 정리해보겠습니다.
1. 영문 이메일 작성할 때 가장 먼저 써볼 수 있다
아마 해외영업 담당자가 AI를 가장 쉽게 사용하는 방법은 영문 이메일일 것입니다.
한국어로 작성한 내용을 영어로 바꾸거나,
내가 먼저 영어로 작성한 뒤 문법이나 표현이 어색하지 않은지 확인하는 방법입니다.
그런데 단순히 “영어로 번역해줘”라고 하는 것보다
고객과 현재 어떤 상황인지 같이 알려주는 편이 결과가 훨씬 좋습니다.
예를 들어 Sample 요청을 받은 상황이라면 이렇게 사용할 수 있습니다.
해외 고객에게 보낼 이메일을 작성해줘. 상황: - 고객이 Sample 5개를 요청했다. - Sample은 무료로 제공할 예정이다. - 운임은 고객 DHL Account를 사용하려고 한다. - DHL Account Number와 정확한 Ship-to Address가 필요하다. 너무 길거나 딱딱하지 않게 작성해줘.
이 정도만 알려줘도 단순 번역보다 상황에 맞는 이메일을 만들기가 훨씬 쉽습니다.
저는 처음부터 완성된 이메일을 만들어달라고 하는 방법뿐만 아니라
내가 작성한 영문을 넣고 “너무 강한 표현이 있는지 확인해줘”,
“조금 더 자연스럽게 수정해줘”라고 사용하는 방법도 괜찮다고 봅니다.
다만 가격이나 납기, 품질보증, 보상처럼 회사의 책임과 연결되는 내용은 다릅니다.
이런 부분은 AI가 작성했다고 그대로 보내기보다는 마지막에 직접 확인해야 합니다.
2. 긴 RFQ는 필요한 내용부터 뽑아보자
신규 고객에게 RFQ를 받으면 이메일 한두 줄로 끝나는 경우도 있지만,
본문도 길고 첨부자료까지 여러 개가 붙어 있는 경우가 있습니다.
그런 자료를 보면서 Part No.가 무엇인지, 연간 수량은 얼마인지,
Target Price가 있는지 하나씩 찾아야 합니다.
이럴 때는 RFQ 내용을 AI에 넣고 견적에 필요한 정보만 먼저 정리해달라고 하면 편합니다.
아래 RFQ 내용을 견적 검토용으로 정리해줘. - Customer - Part No. - Specification - Annual Volume - MOQ - Target Price - Incoterms - Delivery Location - Sample Requirement - Certification - Required Delivery Date - Missing Information 자료에 없는 내용은 추측하지 말고 "Not provided"라고 표시해줘.
여기서 제가 중요하다고 생각하는 부분은 Missing Information입니다.
이미 받은 정보만 정리하는 것도 좋지만, 실제로 견적을 내려면 무엇이 부족한지를 같이 확인해야 하기 때문입니다.
예를 들어 Annual Volume과 Target Price는 있는데 Delivery Location이 없다면 운송조건을 결정하기 전에 고객에게 추가로 확인해야 할 수 있습니다.
RFQ를 받았을 때 어떤 내용을 먼저 확인해야 하는지는RFQ를 받으면 무엇부터 확인해야 할까?글에 따로 정리해두었습니다.
3. Quotation을 보내기 전에 한 번 더 확인한다
견적서를 작성하다 보면 가격에는 신경을 많이 쓰면서 의외로 다른 조건을 빠뜨릴 때가 있습니다.
Currency는 USD인지, MOQ는 들어갔는지,
Lead Time은 명확한지, Incoterms에는 정확한 장소까지 적었는지 같은 부분입니다.
Quotation을 다 작성한 다음 AI에게 마지막 점검을 시켜보는 것도 괜찮습니다.
아래 Quotation을 검토해줘. 다음 항목 중 빠져 있거나 애매한 내용이 있는지 확인해줘. - Product / Part No. - Unit Price - Currency - MOQ - Lead Time - Incoterms + Named Place - Freight Included / Excluded - Payment Terms - Validity - Sample Charge - Tooling / NRE 없는 내용을 임의로 만들지 말고 확인이 필요한 항목만 알려줘.
물론 AI가 “이 가격이면 적당합니다”라고 판단해주는 용도로 사용하는 것은 아닙니다.
가격을 결정하는 것은 결국 원가, 물량, 경쟁사, 고객 Target Price 등을 보고 사람이 판단해야 합니다.
AI는 그 전에 빠뜨린 조건이 없는지 확인하는 두 번째 체크리스트 정도로 생각하면 됩니다.
Quotation에 어떤 조건을 넣어야 하는지는
해외 바이어에게 견적을 보낼 때 꼭 확인할 항목
글에서도 확인할 수 있습니다.
4. 해외 고객과 회의가 끝나면 Action Item부터 정리한다
해외 고객과 Teams나 Zoom으로 한 시간 정도 회의를 하고 나면 회의 자체보다 그다음 정리가 더 귀찮을 때가 있습니다.
고객이 무엇을 요청했는지,
우리가 무엇을 확인하기로 했는지,
누가 언제까지 해야 하는지를 다시 찾아야 합니다.
회의 녹취나 내가 작성한 메모가 있다면 AI에게 아래처럼 정리해달라고 할 수 있습니다.
아래 회의 내용을 정리해줘. 1. Meeting Summary 2. Customer Request 3. Our Response 4. Open Issue 5. Action Item 6. Owner 7. Due Date 회의 내용에서 확인할 수 없는 것은 "Need confirmation"이라고 표시해줘.
개인적으로 회의록 전체를 예쁘게 만드는 것보다
Action Item / Owner / Due Date 세 가지가 명확하게 나오는 것이 더 중요하다고 생각합니다.
결국 회의가 끝난 뒤 실제로 해야 하는 일이 무엇인지 알아야 하기 때문입니다.
다만 자동 녹취를 사용했다면 Part Number나 사람 이름,
날짜와 숫자는 꼭 다시 확인하는 것이 좋습니다.
특히 숫자가 하나 잘못 들어가면 회의 내용 자체가 달라질 수 있습니다.
5. 고객 클레임 이메일도 질문부터 나눠본다
품질 문제가 발생하면 고객 이메일이 갑자기 길어지는 경우가 많습니다.
불량현상에 대한 질문도 있고,
원인분석 자료를 달라는 내용도 있고,
Containment나 Corrective Action을 언제까지 달라는 요청도 한 이메일에 같이 들어옵니다.
이럴 때 처음부터 답변을 작성하게 하기보다는
고객이 나에게 무엇을 요구하고 있는지 먼저 나누는 것이 좋습니다.
아래 고객 클레임 이메일을 분석해줘. 1. 고객이 제기한 문제 2. 고객이 요구하는 답변 3. 고객이 요청한 자료 4. Deadline 5. 품질팀 확인이 필요한 내용 6. 영업에서 답변 가능한 내용 7. 아직 답변되지 않은 질문 고객이 말하지 않은 원인은 추측하지 마.
특히 8D Report나 Failure Analysis 관련 메일은 질문이 여러 개 섞여 있기 때문에 이런 식으로 먼저 나누면 확인하기가 훨씬 편합니다.
여기에서도 AI가 불량 원인을 판단하거나 누구의 책임인지 결정하게 하는 것은 위험합니다.
고객 질문을 빠뜨리지 않도록 정리하는 용도로 사용하는 것이 좋습니다.
6. 신규 고객을 조사할 때도 활용할 수 있다
신규 영업을 하려면 회사 홈페이지 하나만 보는 것으로 끝나지 않습니다.
어떤 제품을 만드는 회사인지,
공장은 어디에 있는지,
우리 제품이 어느 Application에 들어갈 수 있을지,
어느 부서에 접근해야 할지 등을 찾아야 합니다.
이런 자료를 모은 다음 AI를 이용해 정리하면 신규 고객 DB를 만드는 데 도움이 됩니다.
- 회사의 주요 제품
- 생산공장 위치
- 산업군
- 우리 제품이 적용될 가능성이 있는 Application
- 경쟁사 또는 기존 공급업체 후보
- 구매·개발·기술 관련 접근 부서
다만 이 부분은 특히 조심해야 합니다.
AI가 알려주는 회사 정보나 담당자 정보를 그대로 CRM 또는 고개 DB에 넣으면 안 됩니다.
회사의 공식 홈페이지, LinkedIn, 전시회 참가업체 페이지, 보도자료 등에서 다시 확인하는 과정이 필요합니다.
특히 담당자 직책이나 이메일 주소, 공장 위치처럼 바뀔 수 있는 정보는 가능하면 최신 자료를 확인하는 것이 좋습니다.
저라면 AI를 회사를 대신 찾아주는 도구라기보다 찾은 정보를 빠르게 분류하고 다음에 무엇을 조사할지 정하는 도구로 사용하겠습니다.
7. 반복되는 Excel 업무는 자동화까지 연결할 수 있다
여기서 조금 더 나아가면 AI를 이메일이나 문서 작성에만 사용하는 것이 아니라 실제 반복업무 자동화에도 활용할 수 있습니다.
해외영업을 하다 보면 Excel을 사용하는 일이 상당히 많습니다.
- 고객 DB에서 중복 이메일 확인
- 고객을 국가나 산업군별로 분류
- RFQ 내용을 일정한 양식으로 정리
- Follow-up이 필요한 고객 찾기
- 메일 발송용 데이터 정리
- 주간·월간 영업실적 정리
- 보고용 Excel 작성
이런 업무는 Excel 함수만으로 해결할 수도 있고, 업무가 조금 복잡해지면 Python이나 API와 연결할 수도 있습니다.
처음부터 거대한 자동화 프로그램을 만들 필요는 없다고 생각합니다.
매주 반복해서 30분씩 하는 작업이 있다면 그 작업 하나를 5분으로 줄이는 것부터 시작해도 충분합니다.
이런 작은 자동화가 쌓이면 결국 영업 담당자가 단순 데이터 정리에 사용하는 시간을 상당히 줄일 수 있습니다.
그렇다면 AI에게 어디까지 맡겨야 할까?
AI를 업무에 많이 사용할수록 오히려 이 기준이 중요해집니다.
제가 구분한다면 정리·초안·비교는 AI에게 맡기고, 회사의 책임이 발생하는 최종 결정은 사람이 한다 정도로 나눌 수 있습니다.
AI를 활용하기 좋은 업무
- 영문 이메일 초안
- 영문 표현 수정
- 긴 이메일 요약
- RFQ 내용 정리
- 회의록 정리
- 자료 비교
- 체크리스트 작성
- 반복되는 데이터 정리
마지막에 사람이 확인해야 하는 업무
- 판매가격 결정
- Target Price 수락 여부
- 납기 확정
- 품질보증 및 책임 범위
- 보상 또는 Credit 결정
- Incoterms 최종 결정
- Payment Terms 승인
- 계약조건
- 통관·세금·법규 관련 최종 판단
특히 숫자는 무조건 다시 확인하는 습관을 들이는 것이 좋습니다.
USD 3.50이 USD 3.05로 바뀌거나,
4 weeks가 4 days로 정리되어 버리면
문장 하나 틀리는 것과는 문제가 완전히 달라집니다.
AI는 질문을 잘하는 것보다 상황을 잘 알려주는 것이 중요하다
AI를 사용하면서 결과가 별로라고 느껴질 때가 있습니다.
그럴 때는 AI의 문제일 수도 있지만 내가 너무 짧게 질문한 경우도 있습니다.
예를 들어 이렇게만 입력할 수도 있습니다.
영어 Follow-up Email 작성해줘.
물론 이메일은 만들어집니다.
하지만 고객과 어떤 상황인지 모르기 때문에 상당히 일반적인 내용이 나올 가능성이 높습니다.
조금만 상황을 추가해보면 달라집니다.
나는 해외영업 담당자다. 지난주 신규 고객에게 Quotation을 보냈는데 아직 답장이 없다. 너무 재촉하는 느낌 없이 견적 검토 여부를 확인하고 싶다. 이전에 Sample 제공도 가능하다고 안내했다. 짧고 자연스러운 Follow-up Email을 작성해줘.
이렇게 고객과 현재 상황을 알려주면
내가 원하는 내용에 훨씬 가까운 결과를 얻을 수 있습니다.
Follow-up을 언제 보내고 어떻게 작성할지는
해외 바이어가 답장이 없을 때 Follow-up Email은 언제 보내야 할까?
글에서도 따로 정리했습니다.
결국 AI가 해외영업을 대신하는 것은 아니다
AI를 사용한다고 해서 고객과 가격을 협상해주거나, 제품을 이해하고 고객의 의도를 완벽하게 판단해주는 것은 아닙니다.
결국 고객이 왜 이런 가격을 요구하는지, 이번 주문을 위해 가격을 낮춰야 하는지, 납기를 맞추기 위해 어떤 방법을 선택할지는 담당자가 판단해야 합니다.
대신 그 판단을 하기 전에 들어가는 시간을 줄이는 데 AI를 사용할 수 있습니다.
10분 걸리던 영문 이메일 초안을 2분 안에 만들고, 긴 RFQ를 처음부터 반복해서 읽기 전에 필요한 항목부터 정리해보고, 한 시간 회의가 끝난 뒤 Action Item부터 먼저 뽑아보는 식입니다.
그렇게 줄인 시간을 고객 대응이나 신규 영업처럼 사람이 직접 해야 하는 일에 사용하는 것이 AI를 가장 현실적으로 활용하는 방법이라고 생각합니다.
정리
해외영업에서 AI를 활용할 수 있는 업무는 생각보다 많습니다.
- 영문 이메일 작성 및 수정
- RFQ 요구사항 정리
- Quotation 누락사항 확인
- 회의록과 Action Item 정리
- 고객 클레임 및 8D 요구사항 정리
- 신규 고객과 시장조사 보조
- Excel·Python을 활용한 반복업무 자동화
처음부터 모든 업무를 AI로 바꾸려고 할 필요는 없습니다.
지금 내가 매일 또는 매주 반복하고 있는 일 중에서 시간은 많이 걸리는데 매번 비슷하게 처리하는 업무 하나를 먼저 찾아보면 됩니다.
그리고 AI가 만들어준 결과는 완성본이 아니라 내가 검토하기 위한 첫 번째 초안이라고 생각하는 것이 좋습니다.
Sales Work Lab에서는 앞으로 영문 이메일 작성뿐만 아니라 해외영업에서 실제로 사용할 수 있는 AI 활용 방법, Excel 업무자동화와 고객관리 방법도 하나씩 정리해보겠습니다.
