해외영업을 하다 보면 가장 반가운 메일 중 하나가 RFQ입니다. 신규 고객에게서 이런 메일이 오면 아무래도 먼저 드는 생각은 비슷합니다.
“가격을 빨리 만들어서 보내야겠다.”
저도 처음에는 RFQ를 받으면 가격부터 확인하려는 생각을 많이 했습니다. 그런데 실제 업무를 하다 보면 RFQ를 받은 직후 바로 가격부터 만드는 것이 오히려 일을 두 번 하게 만드는 경우가 있습니다. 고객이 요구하는 제품 사양이 정확하지 않거나, 연간 예상수량이 없거나, 납품 장소가 빠져 있거나, 어떤 Incoterms를 원하는지 모르는 상태에서는 제대로 된 견적을 만들기 어렵기 때문입니다. 특히 같은 제품이라도
1,000개를 구매하는 고객과 연간 500,000개를 구매하는 고객의 가격이 같을 수는 없습니다.
또한 한국 공장 출고가격인지, 부산항 FOB인지, 고객 창고까지 DAP인지에 따라서도 우리가 계산해야 하는 비용이 달라집니다. 그래서 RFQ를 받으면 저는 가격보다 먼저 “견적을 만들기 위해 필요한 정보가 전부 들어와 있는가?”를 확인하는 것이 중요하다고 생각합니다.
신규 고객에게 메일이 들어오면 기분이 좋다가도 일할 거리가 많아져서 힘들긴 하죠. 모든 걸 다 체크하고 견적에 대한 명분도 만들어야 되고, 심한 경우에는 윗분들한테 보고도 진행해야 하니까요. 이제부터 무엇을 해야 할지 하나하나 체크해 봅시다. 기분은 좋은 일이니까요^^
RFQ란 무엇인가?
RFQ는 Request for Quotation의 약자로 고객이 공급업체에게 가격과 거래조건을 요청하는 문서 또는 문의입니다. 실제 해외영업에서는 꼭 정식 RFQ 양식으로 오는 것만은 아닙니다.고객에 따라 Excel 파일을 보내기도 하고, 회사 자체 RFQ Form을 사용하기도 하고, 아래처럼 이메일 몇 줄로 문의하는 경우도 있습니다.
We are looking for your project for our new project.
Please find the drawing attached and provide your best quotation.
문제는 이런 메일에는 우리가 견적을 만들기 위해 필요한 정보가 전부 들어 있지 않은 경우가 많다는 것입니다. 그래서 첨부된 도면만 보고 바로 가격을 만드는 것보다 먼저 몇 가지를 확인해야 합니다.
RFQ를 받으면 바로 가격부터 보내면 안 되는 이유
고객 입장에서는 당연히 빠른 답변을 원합니다. 그래서 RFQ가 들어오면 내부적으로도
“가격 언제 나와요?”
라는 이야기를 듣게 되는 경우가 많습니다. 하지만 견적 속도만큼 중요한 것이 견적의 전제조건입니다.
예를 들어 고객이 120×120×38mm Fan을 찾는다고 해보겠습니다.
사이즈만 가지고는 정확한 가격을 만들기 어렵습니다.
같은 크기의 Fan이라도 다음 조건에 따라 제품과 가격이 완전히 달라질 수 있습니다.
- DC / BLDC / EC / AC
- 사용 전압
- 풍량 및 정압
- 소비전력
- 소음
- IP 등급
- Operating Temperature
- Connector 또는 Lead Wire 사양
- 인증 요구사항
- 예상 구매수량
사양이 확정되지 않은 상태에서 가격부터 보내면 나중에 고객 요구사항이 추가되면서 가격을 다시 수정해야 할 수 있습니다. 그러면 고객 입장에서는
“처음에는 이 가격이라고 했는데 왜 가격이 바뀌었지?”
라는 생각을 할 수도 있습니다. 그래서 조금 늦더라도 처음 견적 단계에서 필요한 조건을 정확하게 확인하는 편이 좋습니다.
1. Part Number와 적용 제품부터 확인한다
가장 먼저 확인하는 것은 고객이 찾는 제품이 정확히 무엇인지입니다. 기존 제품의 대체품을 찾는 것인지, 완전히 새로운 프로젝트인지에 따라 접근 방법도 달라집니다. 고객이 기존 Part Number를 제공했다면 가능한 경우 해당 제품의 제조사와 사양을 확인합니다. 예를 들어 고객이 다음과 같이 문의했다고 해보겠습니다.
Current Model: ABC12345
이 경우 기존 제품의 Datasheet를 찾아볼 수 있다면 우리가 제안할 제품의 사양과 비교하기가 훨씬 쉬워집니다. 반대로 신규 개발품이라면 고객이 요구하는 Specification을 기준으로 제품을 검토해야 합니다.
대체품 RFQ라면 현재 사용 제품을 물어보는 것도 좋다
고객이 공개 가능한 상황이라면 현재 사용하고 있는 제품의 제조사나 Part Number를 확인하는 것이 도움이 됩니다. 단순히 경쟁사 제품을 알아내기 위한 목적만 있는 것은 아닙니다. 기존 제품의 사양을 알면 고객이 중요하게 생각하는 조건을 훨씬 빠르게 이해할 수 있기 때문입니다. 가능하다면 기존 제품의 Datasheet나 Sample을 요청하는 것도 좋은 방법입니다.
2. Specification은 생각보다 구체적으로 봐야 한다
RFQ에서 가장 중요한 것은 결국 제품 사양입니다. 고객이 보내준 Specification이나 Drawing을 먼저 확인합니다. 제품에 따라 다르겠지만 일반적으로 다음과 같은 내용을 보게 됩니다.
- Dimension
- Rated Voltage
- Operating Voltage
- Current / Power Consumption
- Air Flow
- Static Pressure
- Noise Level
- RPM
- Bearing Type
- Operating Temperature
- IP Rating
- Connector / Wire
- Life Expectancy
- Certification
여기서 중요한 것은 고객이 적어놓은 모든 숫자를 그냥 받아들이지 않는 것입니다.
서로 충돌하는 조건이 있을 수도 있기 때문입니다. 예를 들어 높은 풍량과 낮은 소비전력, 매우 낮은 소음까지 동시에 요구한다면 현재 제품 구조로 가능한지 기술팀과 먼저 확인해야 합니다. 사양을 정확하게 확인하지 않고 가격부터 보내면 나중에 개발 가능 여부부터 다시 검토해야 하는 상황이 생길 수 있습니다.
3. Annual Volume은 꼭 확인하는 것이 좋다
견적을 만들 때 상당히 중요한 정보가 Annual Volume입니다. 고객이 연간 몇 개 정도 사용할 예정인지에 따라 우리가 제시할 수 있는 가격과 개발 방향이 달라질 수 있습니다.
예를 들어 고객이
Annual Volume: 5,000 pcs
라고 하는 것과
Annual Volume: 500,000 pcs
라고 하는 것은 전혀 다른 프로젝트입니다. 연간 물량이 크다면 원재료 구매, 자동화, 포장 방식, 생산효율 등을 다시 검토해서 가격을 낮출 여지가 생길 수도 있습니다. 반대로 물량은 적은데 고객 Target Price가 매우 낮다면 현실적으로 맞추기 어려울 수 있습니다. 그래서 RFQ에 Annual Volume이 없다면 저는 고객에게 다시 물어보는 항목 중 하나로 넣는 것이 좋다고 생각합니다.
Annual Volume과 한 번에 주문하는 수량은 다르다
여기서 한 가지 더 확인하면 좋습니다. 연간 사용량이 100,000개라고 해서 고객이 한 번에 100,000개를 주문하는 것은 아닙니다. 예를 들어
Annual Volume: 100,000 pcs
이지만
Order Quantity: 10,000 pcs × 10 shipments
일 수도 있습니다. 그래서 연간 예상수량뿐 아니라 가능하다면 주문 단위나 Forecast까지 확인하면 생산과 가격을 검토하기가 훨씬 좋습니다.
4. MOQ를 확인한다
MOQ(Minimum Order Quantity)도 견적에서 빠질 수 없는 조건입니다. 예를 들어 내부적으로 MOQ가 1,000 pcs인데 고객이 첫 주문으로 100 pcs만 구매하고 싶다고 할 수 있습니다. 이때 단순히 MOQ 1,000 pcs라고 거절하기보다 초기 Sample 또는 Trial Order인지, 양산 시작 후 주문수량은 얼마인지 구분해서 보는 것이 좋습니다. 신규 프로젝트라면 고객도 처음부터 대량으로 주문하기 어려운 경우가 있기 때문입니다.
5. Target Price가 있다면 가능하면 먼저 확인한다
Target Price는 개인적으로 RFQ에서 상당히 중요한 정보라고 생각합니다. 그런데 고객이 처음부터 Target Price를 알려주는 경우도 있고 전혀 알려주지 않는 경우도 있습니다. 예를 들어 우리가 내부적으로 예상한 가격이 USD 8인데 고객의 Target Price가 USD 2.5라면 기술검토를 며칠 동안 한 뒤 가격을 보내는 것이 의미가 없을 수도 있습니다. 서로 기대하는 가격대가 너무 다르기 때문입니다. 그래서 가격 차이가 클 가능성이 있는 프로젝트라면 고객에게 Target Price 또는 현재 구매가격의 범위를 물어보는 것도 좋습니다. 물론 고객이 항상 알려주는 것은 아닙니다. 그럴 때는 우리가 최선의 가격을 먼저 제안하고 이후 협상을 진행해야 합니다.
Target Price가 낮다고 바로 포기할 필요는 없다
고객 Target Price가 우리가 예상한 것보다 낮더라도 바로
“Impossible.”
이라고 답하는 것보다는 왜 가격 차이가 발생하는지 확인하는 것이 좋습니다.
예를 들어 다음 조건을 다시 검토할 수 있습니다.
- Annual Volume 증가 가능성
- MOQ 조정
- Specification 조정 가능 여부
- Packaging 변경
- 납품조건 변경
- 장기계약 가능 여부
때로는 제품 자체 가격보다 물류나 포장 조건을 조정해서 전체 가격을 낮출 수도 있습니다.
6. Incoterms를 꼭 확인한다
제품 단가를 검토할 때 놓치기 쉬운 부분이 Incoterms입니다. 고객이
“Please provide your best price.”
라고만 요청했다고 해보겠습니다. 이때 USD 5.00이라고 답하면 그 가격이 어디까지 포함된 가격인지 애매합니다. 공장 출고가격인지, 한국 항구까지인지, 고객의 나라까지 운임이 포함된 가격인지 알 수 없기 때문입니다. 예를 들어 아래 가격은 서로 의미가 다릅니다.
- FCA Incheon
- FOB Busan
- CFR Hamburg
- CIF Hamburg
- DAP Customer Warehouse
제품가격이 같더라도 우리가 부담하는 물류비가 달라지기 때문에 최종 견적가격도 달라집니다.
고객이 Incoterms를 정하지 않았다면 물어보는 것이 좋다
RFQ에 거래조건이 없다면 견적을 보내기 전에 고객에게 확인하는 편이 좋습니다. 예를 들어 다음처럼 간단하게 물어볼 수 있습니다.
Could you please advise your preferred Incoterms and delivery location for the quotation?
또는 우리가 기본조건을 정해서
Unless otherwise requested, we will prepare our quotation based on FCA Incheon, Korea.
처럼 안내할 수도 있습니다. Incoterms에 대해서는 아래 글에서 조금 더 자세히 정리했습니다.
7. Delivery Location도 정확하게 확인한다
Incoterms와 함께 확인해야 하는 것이 실제 납품 장소입니다. 예를 들어 고객이 DAP 조건을 원한다고 해도
DAP Germany
만으로는 운송비를 정확하게 계산하기 어렵습니다. Frankfurt인지 Hamburg인지, 고객 창고가 도심에 있는지 외곽에 있는지에 따라 물류비가 달라질 수 있기 때문입니다. 특히 DHL, FedEx나 Air Freight로 견적을 계산해야 한다면 우편번호까지 확인하면 좋습니다. 그래서 DAP, DDP 견적이라면 최소한
- Company Name
- Delivery Address
- City
- Postal Code
- Country
정도는 확인하는 편이 좋습니다.
8. Sample이 필요한지도 초기에 확인한다
신규 프로젝트라면 견적 이후 대부분 Sample 단계로 넘어가게 됩니다. 그래서 RFQ 단계에서 고객이 Sample을 필요로 하는지 확인해두면 이후 업무가 빨라집니다. 가능하면 다음 내용도 같이 확인합니다.
- Sample Quantity
- Sample Required Date
- Test Purpose
- Delivery Address
- DHL / FedEx Account 여부
예를 들어 고객이 제품을 내부적으로 검토하는 데 2개만 필요한 것과 실제 신뢰성 시험을 위해 50개가 필요한 것은 준비 방법이 다릅니다. 자동차나 산업용 프로젝트에서는 Sample 이후 DV, PV 또는 Reliability Test까지 이어질 수도 있기 때문에 초기 단계에서 시험계획이 있는지도 확인하면 도움이 됩니다.
9. 개발 일정과 SOP도 가능하면 확인한다
가격과 사양만큼 중요한 것이 프로젝트 일정입니다. 고객이 제품을 언제 필요로 하는지 알아야 내부 개발과 생산 가능 여부를 판단할 수 있습니다. 가능하면 다음 일정을 확인합니다.
- Sample Required Date
- Validation Schedule
- PPAP 또는 Approval Schedule(자동차)
- SOP(Start of Production)(자동차)
예를 들어 고객이 두 달 뒤 양산을 시작하려는데 신규 제품 개발기간이 12주라면 RFQ 단계에서부터 일정 문제가 있다는 것을 확인할 수 있습니다. 이런 내용을 가격을 보낸 뒤에 알게 되면 결국 처음부터 다시 협의해야 합니다.
RFQ 정보가 부족하면 어떻게 다시 물어볼까?
실제 RFQ는 필요한 정보가 모두 채워져서 오는 경우보다 몇 가지가 빠져 있는 경우가 더 많습니다. 그럴 때 고객에게 질문을 너무 많이 한꺼번에 던지면 답변을 받기 어려울 수도 있습니다. 그래서 견적을 만드는 데 꼭 필요한 항목부터 간단하게 묻는 것이 좋습니다.
실제로 사용할 수 있는 이메일 예시
Dear [Name],
Thank you for your RFQ.
We are currently reviewing the requested product and specification.
To prepare an accurate quotation, could you please confirm the following information?
1. Annual volume
2. Expected order quantity
3. Target price, if available
4. Preferred Incoterms
5. Delivery location
6. Required sample quantity and target dateOnce we receive the above information, we will review it internally and provide our quotation accordingly.
Best regards,
꼭 이 여섯 가지를 전부 물어볼 필요는 없습니다. 고객이 이미 제공한 정보는 빼고 부족한 내용만 요청하면 됩니다.
실무에서 저는 RFQ를 이렇게 나눠서 보는 것이 좋다고 생각한다
제품
- Part Number
- Drawing / Specification
- Current Model 또는 Reference Product
- Certification Requirement
수량
- Annual Volume
- MOQ
- Order Quantity
- Forecast
가격
- Target Price
- Currency
- Tooling 또는 NRE Cost 여부
물류
- Incoterms
- Delivery Location
- Packaging Requirement
프로젝트 일정
- Sample Quantity
- Sample Required Date
- Validation Schedule
- SOP
이렇게 다섯 가지로 나누면 RFQ가 복잡해도 빠진 내용을 찾기가 훨씬 쉽습니다.
RFQ를 받은 뒤 실제 업무 흐름은 어떻게 될까?
회사마다 조금씩 다르겠지만 실제 업무에서는 대략 다음과 같은 흐름으로 진행됩니다.
RFQ 수신
↓
고객 요구사양 확인
↓
부족한 정보 고객에게 문의
↓
기술팀 제품 검토
↓
원가 및 물류비 확인
↓
내부 판매가격 결정
↓
Quotation 발행
↓
가격 협상
↓
Sample / Test
↓
승인 및 양산
물론 모든 프로젝트가 이 순서대로 진행되는 것은 아닙니다. 가격부터 빠르게 요청하는 고객도 있고 Sample Test가 먼저 진행되는 경우도 있습니다. 하지만 RFQ 단계에서 정보를 제대로 정리해두면 뒤에 이어지는 업무가 훨씬 편해집니다.
RFQ를 받을 때 제가 가장 중요하다고 생각하는 세 가지
1. 가격보다 먼저 사양을 확인한다
제품이 정확히 무엇인지 모르는데 좋은 가격을 만들기는 어렵습니다.
2. Annual Volume과 Target Price를 가능한 한 빨리 확인한다
고객이 원하는 가격대와 프로젝트 규모를 알아야 내부에서 어디까지 검토할지 판단하기 쉽습니다.
3. Incoterms와 Delivery Location을 빼먹지 않는다
제품가격만 보고 견적했다가 나중에 운송비를 추가하면 처음 제시한 가격과 달라질 수 있습니다.
처음부터 물류조건을 포함해서 보는 편이 좋습니다.
정리
RFQ를 받으면 빨리 답변하는 것도 중요합니다.
하지만 무조건 가격부터 보내는 것이 빠른 대응은 아니라고 생각합니다.
사양이나 물량, 납품조건이 정확하지 않은 상태에서 가격을 먼저 보내면 결국 견적을 다시 만들게 될 가능성이 높습니다.
그래서 RFQ를 받으면 최소한 다음 내용은 한 번 확인하는 것이 좋습니다.
- Part Number
- Specification
- Annual Volume
- MOQ / Order Quantity
- Target Price
- Incoterms
- Delivery Location
- Sample Requirement
- Project Schedule
모든 정보가 처음부터 완벽하게 들어올 필요는 없습니다. 부족한 부분이 있다면 고객에게 다시 물어보면 됩니다. 오히려 견적 전에 필요한 내용을 정확하게 질문하는 것도 해외영업 담당자의 중요한 역할이라고 생각합니다.
RFQ → 사양 확인 → 수량 확인 → 가격조건 확인 → 물류조건 확인 → 견적
이 순서만 익숙해져도 RFQ를 받았을 때 무엇부터 해야 할지 훨씬 명확해집니다. 다음 글에서는 이렇게 정리한 정보를 바탕으로 실제 Quotation에는 어떤 항목을 넣어야 하는지 정리해보겠습니다.
