GPT를 많이 사용하지만 해외영업 업무에서 ChatGPT를 가장 쉽게 활용할 수 있는 분야 중 하나가 영문 이메일 작성입니다.
간단한 문장을 영어로 바꾸는 것뿐만 아니라 RFQ 회신, 견적 발송, Follow-up, Sample 발송, 가격협상이나 납기 지연 안내처럼 상황에 맞는 이메일 초안을 만드는 데도 사용할 수 있습니다.
그런데 ChatGPT에 단순히 “영어 이메일 작성해줘”라고 입력하면 생각보다 길거나 실제 업무에서 바로 사용하기 어려운 문장이 나올 때가 있습니다.
중요한 것은 영어를 잘 쓰는 프롬프트가 아니라, 현재 상황과 상대방에게 전달할 내용을 정확하게 알려주는 것입니다.
이번 글에서는 해외영업에서 자주 사용하는 상황을 기준으로 복사해서 바로 수정할 수 있는 ChatGPT 프롬프트 10가지를 정리해보겠습니다.
먼저 이것만 기억하면 된다
ChatGPT에게 이메일을 작성해달라고 할 때는 최소한 아래 내용을 같이 알려주는 것이 좋습니다.
- 누구에게 보내는 이메일인지
- 현재 어떤 상황인지
- 무엇을 전달하거나 요청할 것인지
- 반드시 포함해야 하는 숫자·날짜·조건
- 원하는 이메일 길이와 Tone
예를 들어 아래처럼 요청하는 것보다
샘플 발송 이메일 영어로 작성해줘.
다음처럼 상황을 같이 주는 것이 훨씬 좋습니다.
해외 고객에게 보낼 영문 이메일을 작성해줘. 상황: - 고객이 제품 Sample을 요청함 - Sample 5pcs는 무료 제공 - 국제운송비는 고객 DHL Account 사용 예정 - 고객에게 DHL Account Number와 정확한 배송주소를 요청해야 함 조건: - 너무 길지 않게 - 정중하지만 자연스러운 해외영업 이메일 - 없는 정보는 임의로 만들지 말 것
이 정도만 알려줘도 결과가 훨씬 실무적으로 바뀝니다.
1. 신규 RFQ를 받았을 때 회신
RFQ를 받았지만 바로 가격을 줄 수 없는 경우가 많습니다. 먼저 내용을 검토하고 필요한 정보를 추가로 확인해야 합니다.
해외 고객에게 RFQ 접수 회신 이메일을 영어로 작성해줘. 상황: - 고객에게 신규 RFQ를 받음 - RFQ를 보내준 것에 감사 - 내부적으로 제품 사양과 가격을 검토할 예정 - 검토 후 견적을 회신할 예정 Tone: - Professional - Friendly - 간결하게 없는 일정이나 가격은 임의로 추가하지 말 것.
특히 아직 내부 검토가 끝나지 않았다면 ChatGPT가 임의로 “We will send our quotation tomorrow.” 같은 일정을 만들지 않도록 하는 것이 좋습니다.
RFQ를 받은 뒤 실제로 무엇을 확인해야 하는지는 RFQ를 받으면 무엇부터 확인해야 할까? 해외영업 견적 전 체크리스트에서 더 자세히 정리했습니다.
2. RFQ에 빠진 정보를 고객에게 요청할 때
RFQ에 Part No.와 수량만 있고 납품장소나 Incoterms가 없는 경우처럼 추가 정보가 필요할 때 사용할 수 있습니다.
아래 RFQ를 검토한 후 고객에게 추가정보를 요청하는 영문 이메일을 작성해줘. 현재 확인된 정보: - Part No.: ABC-123 - Annual Volume: 100,000 pcs - Target Price: USD 3.50 추가로 확인해야 할 내용: - Delivery Location - Incoterms - Sample Requirement - Required Certification 요청사항: - 고객이 답변하기 쉽게 질문 형태로 작성 - 너무 길지 않게 - 이미 제공된 정보는 다시 질문하지 말 것 - 없는 내용은 추측하지 말 것
이런 방식은 긴 RFQ에서 Missing Information을 정리한 뒤 고객에게 다시 질문할 때 특히 편합니다.
3. Quotation을 고객에게 보낼 때
Quotation 파일을 첨부하면서 간단하게 주요 조건을 안내할 때 사용할 수 있습니다.
해외 고객에게 Quotation을 보내는 영문 이메일을 작성해줘. 포함할 내용: - 요청한 제품의 Quotation을 첨부함 - Unit Price: USD 3.50 - MOQ: 1,000 pcs - Lead Time: 4 weeks after PO - Incoterms: FCA Korea - 고객에게 검토 후 Feedback 요청 Tone: - Professional - 간결하게 - 지나치게 영업적인 표현은 제외 위 숫자와 조건을 절대 변경하지 말 것.
가격이나 납기는 ChatGPT가 문장을 다듬을 수는 있지만 숫자 자체를 판단하거나 변경하게 하면 안 됩니다.
견적 발송 전에는
Quotation 작성법: 해외 바이어에게 견적을 보낼 때 꼭 확인할 항목도
함께 확인해보세요.
4. 견적을 보낸 뒤 Follow-up 할 때
Quotation을 보냈지만 고객 답장이 없을 때 매번 Any update?만 보내는 것보다 상황을 같이 알려주는 것이 좋습니다.
해외 고객에게 Quotation Follow-up 이메일을 작성해줘. 상황: - 5영업일 전에 Quotation을 보냄 - 아직 고객 회신이 없음 - Quotation을 잘 받았는지 확인 - 가격 또는 조건에 질문이 있는지 확인 - 프로젝트 진행상황도 가능하면 확인하고 싶음 조건: - 재촉하는 느낌이 강하지 않게 - 5~7문장 이내 - "Any update?"만 반복하지 않게 - 자연스러운 해외영업 이메일
Follow-up 시점과 방법은 해외 바이어가 답장이 없을 때 Follow-up Email은 언제 보내야 할까?에서도 정리했습니다.
5. Sample을 준비하면서 배송정보를 요청할 때
해외 고객에게 Sample 발송을 준비하고 있다는 영문 이메일을 작성해줘. 상황: - Sample 5pcs 준비 예정 - Sample은 무료 - 국제운송비는 고객 DHL Account를 사용할 예정 고객에게 요청할 정보: 1. DHL Account Number 2. 정확한 Ship-to Address 3. Contact Person 4. Phone Number 5. Postal Code 조건: - 간단하고 명확하게 - 무료 Sample과 운송비 조건이 혼동되지 않도록 작성 - 없는 정보는 추가하지 말 것
여기서 중요한 것은 무료 Sample과 무료 국제운송을 같은 의미로 사용하지 않는 것입니다.
Sample Shipment 관련 확인사항은
해외 고객에게 샘플을 보낼 때 영업 담당자가 확인해야 할 것에서
확인할 수 있습니다.
6. Sample 발송 후 Tracking Number를 안내할 때
해외 고객에게 Sample 발송 완료 이메일을 작성해줘. 정보: - Courier: DHL - Tracking Number: 1234567890 - Sample Quantity: 5 pcs - 발송 완료 - 고객에게 배송상태 확인을 부탁하고 싶음 조건: - 짧고 자연스럽게 - Tracking Number가 눈에 잘 보이게 - 아직 도착하지 않았으므로 Sample Test 결과는 요청하지 말 것
이 프롬프트에서 마지막 조건도 중요합니다.
아직 제품이 배송 중인데 바로 Test Result를 요청하는 것보다 먼저 배송과 수령을 확인하고 이후 평가일정을 확인하는 것이 자연스럽습니다.
7. 고객 Target Price가 너무 낮을 때
고객이 현재 가격보다 상당히 낮은 Target Price를 제시했을 때 단순히 Impossible이라고 답하기보다는 추가 조건을 확인하면서 협상 여지를 남길 수 있습니다.
고객의 Target Price에 회신하는 영문 이메일을 작성해줘. 상황: - 고객 Target Price: USD 3.50 - 현재 검토 가격으로는 Target Price를 바로 맞추기 어려움 - Annual Volume과 MOQ 조건을 다시 검토하면 가격 개선 가능성을 확인해볼 수 있음 - 지금 단계에서 USD 3.50 가능하다고 확답하면 안 됨 Tone: - 부정적으로만 들리지 않게 - 협상 가능성은 열어둘 것 - 고객 Target Price를 존중하는 표현 - 짧고 명확하게
Target Price 대응은 AI가 최종 가격을 결정하는 것이 아니라 내가 정한 협상 방향을 자연스러운 영어로 정리하는 용도로 사용하는 것이 좋습니다.
8. 납기가 지연될 때 고객에게 안내하기
납기 문제는 표현보다 사실관계가 더 중요합니다.
해외 고객에게 납기 지연을 안내하는 영문 이메일을 작성해줘. 기존 출하 예정일: September 15 변경 예상 출하일: September 18 지연 사유: 생산 일정 지연 포함할 내용: - 지연에 대해 사과 - 기존 일정과 변경 예상 일정 명확히 표시 - 현재 출하를 최대한 앞당기기 위해 확인 중 - 추가 변경사항이 있으면 바로 안내 예정 조건: - 확인되지 않은 원인을 추가하지 말 것 - 확정되지 않은 내용을 확정된 것처럼 쓰지 말 것 - Professional하고 책임감 있게 작성
이메일을 보내기 전에는 반드시 실제 생산 또는 물류 담당자에게 변경 일정을 다시 확인해야 합니다.
9. 고객 클레임을 받은 직후 1차 회신
불량 원인이 아직 확인되지 않은 상황에서
성급하게 책임을 인정하거나 고객 사용문제로 단정하면 안 됩니다.
해외 고객의 품질 클레임에 대한 1차 회신 이메일을 작성해줘. 상황: - 고객에게 제품 불량 클레임을 받음 - 현재 내부 Quality Team에서 원인 확인 전 - 고객이 보내준 정보에 감사 - 분석을 위해 불량 수량, Lot No., 생산일자, 사진 또는 동영상이 필요함 - 가능하다면 불량 Sample 회수를 요청하고 싶음 조건: - 원인을 추측하지 말 것 - 당사 책임 또는 고객 책임이라고 단정하지 말 것 - 고객 불편에 대해서는 정중하게 대응 - 필요한 정보를 명확하게 요청
품질 클레임에서는 문장이 자연스러운 것보다 책임이나 원인을 확인 전에 단정하지 않는 것이 훨씬 중요합니다.
10. 미팅 후 Meeting Minutes와 Action Item을 보낼 때
해외 고객과의 미팅 후 Follow-up 이메일을 작성해줘. 미팅 내용: - New project specification discussed - Sample 10 pcs required - Supplier will send revised drawing - Customer will confirm annual volume Action Item: 1. Revised Drawing Owner: Supplier Due Date: Sep. 20 2. Annual Volume Confirmation Owner: Customer Due Date: Sep. 22 조건: - 미팅에 참석해준 것에 감사 - 주요 논의내용을 짧게 정리 - Action Item은 보기 쉽게 작성 - 담당자와 Due Date를 변경하지 말 것 - 고객에게 내용이 맞는지 확인 요청
미팅이 끝난 뒤에는 기억에 의존하기보다 가능하면 당일이나 다음 업무일에 정리하는 것이 좋습니다.
내가 자주 쓰는 기본 프롬프트 틀을 하나 만들어두자
10개를 모두 저장해두기 번거롭다면 아래 틀 하나만 만들어두고 상황에 따라 내용을 바꿔도 됩니다.
해외 고객에게 보낼 영문 이메일을 작성해줘. [상황] - [상대방] - [전달할 내용] 1. 2. 3. [고객에게 요청할 내용] - [반드시 유지할 정보] - Price: - Quantity: - Date: - Incoterms: - Part No.: [작성 조건] - Professional but natural - 너무 길지 않게 - 실제 해외영업 담당자가 사용하는 자연스러운 문장 - 없는 정보는 추측하지 말 것 - 숫자, 날짜, 가격, Part No.를 임의로 변경하지 말 것
이 틀을 메모장이나 회사에서 사용하는 문서에 저장해두면 상황만 바꿔서 반복해서 사용할 수 있습니다.
ChatGPT가 작성했다고 바로 보내면 안 된다
영어가 자연스럽다고 해서 내용까지 정확한 것은 아닙니다.
최종 발송 전에는 특히 아래 내용을 다시 확인해야 합니다.
- Price – 가격과 통화가 맞는가?
- Quantity – Sample / MOQ / Annual Volume 수량이 맞는가?
- Date – 출하일과 납기일이 맞는가?
- Part No. – 제품번호와 Revision이 맞는가?
- Incoterms – 실제 합의한 조건인가?
- Responsibility – 확인하지 않은 책임을 인정하고 있지 않은가?
- Commitment – 내부 승인 없이 가격이나 납기를 확약하고 있지 않은가?
특히 가격, 품질책임, 보상, 납기 확약, Payment Terms,
계약조건 같은 내용은 AI가 결정하게 해서는 안 됩니다.
영문 이메일은 AI에게 맡기고, 판단은 사람이 한다
ChatGPT를 해외영업 이메일에 사용하는 가장 큰 장점은
영어 문장 하나를 만드는 데 시간을 오래 쓰지 않아도 된다는 것입니다.
내가 전달해야 할 내용을 정확히 알고 있다면
초안을 만들고, 문장을 줄이고, Tone을 조정하는 작업은 AI가 상당 부분 도와줄 수 있습니다.
반대로 가격을 얼마에 제안할지,
납기를 확약할 수 있는지,
고객의 요구를 받아들일지 같은 결정은 결국 담당자가 해야 합니다.
저라면 AI를 “이메일을 대신 보내는 사람”보다는
“내가 결정한 내용을 빠르게 영문으로 정리해주는 도구”로 사용하는 것이
가장 안전하고 실용적이라고 봅니다.
영문 이메일뿐 아니라 RFQ, Quotation, 회의록, 시장조사 등에서
AI를 어떻게 활용할 수 있는지는
해외영업 업무에 AI를 어떻게 활용할까? 실무에서 바로 써먹는 7가지 방법에서도
정리했습니다.
정리
ChatGPT로 해외영업 이메일을 작성할 때 중요한 것은 복잡한 프롬프트 기술이 아닙니다.
상황 → 전달할 내용 → 고객에게 요청할 내용 → 반드시 유지할 숫자와 조건 → 원하는 Tone
순서로 알려주면 결과가 훨씬 좋아집니다.
처음에는 위 10가지 프롬프트 중 자주 사용하는 것부터 복사해서 사용해보고, 자신의 업무에 맞게 조금씩 수정해두면 됩니다.
결국 AI가 영어를 대신 작성해줄 수는 있지만,
무엇을 말해야 하는지 결정하는 것은 해외영업 담당자의 역할입니다.
