RFQ를 받고 제품 사양과 예상수량까지 확인했다면 이제 실제 견적서를 작성하게 됩니다. 처음 해외영업 업무를 할 때는 견적이라고 하면 왠지 있어보이고, 잘해야 할 것 같다는 생각이 듭니다. 그래서 작성해서 부장님이나 사수에게 검토를 받으면 욕먹기 쉽상이죠. 많은 부분이 빠져 있으니까요. 제일 실수 하는 부분이 아무래도 제품 단가부터 생각하기 쉽습니다. 고객이 가격을 물어봤으니 제품이 USD 5.00이면
Our price is USD 5.00/pc.
정도로 답하면 될 것처럼 보입니다. 그런데 실제 업무에서는 USD 5.00이라는 숫자보다 그 가격이 어떤 조건에서 만들어진 가격인지가 더 중요할 때가 많습니다.
예를 들어 같은 USD 5.00이라도
- 100개 구매 기준인지 10,000개 구매 기준인지
- FCA 가격인지 DAP 가격인지
- 운임이 포함되어 있는지
- 샘플 가격인지 양산 가격인지
- 30일 뒤에도 유효한 가격인지
에 따라 의미가 완전히 달라집니다. 그래서 Quotation을 작성할 때는 가격 자체보다 가격의 전제조건을 명확하게 적는 것이 중요하다고 생각합니다.
Quotation은 가격표가 아니라 거래조건을 정리하는 문서다
Quotation은 단순히 제품가격을 알려주는 문서라고 생각하기 쉽습니다. 하지만 실제로는 고객과 거래를 시작하기 전에 제품과 가격, 수량, 납기, 물류조건, 결제조건 등을 정리하는 문서에 가깝습니다. 예를 들어 견적서에 아래처럼 적혀 있다고 해보겠습니다.
Unit Price: USD 5.00
이것만으로는 실제 주문을 진행하기 어렵습니다. 최소한 다음 질문이 다시 생깁니다.
- USD 5.00은 몇 개 주문할 때 가격인가?
- 어디까지 배송해주는 가격인가?
- 운임은 누가 부담하는가?
- 납기는 얼마나 걸리는가?
- 결제는 선불인가, Net 30인가?
- 이 가격은 언제까지 유효한가?
이런 내용이 빠져 있으면 고객에게 견적을 보낸 뒤 다시 메일을 주고받아야 합니다. 그래서 처음부터 Quotation 안에 필요한 조건을 같이 적어두는 편이 훨씬 편합니다.
1. Part Number와 Description부터 정확하게 적는다
가격보다 먼저 확인할 것은 어떤 제품에 대한 견적인지입니다. 제품이 하나뿐이라면 간단하지만 여러 모델을 동시에 견적하는 RFQ에서는 Part Number가 특히 중요합니다.
예를 들어 다음처럼 정리할 수 있습니다.
| Part No. | Description | Unit Price |
|---|---|---|
| ABC-1234 | 120×120×38 BLDC Fan, 24V | USD 5.00 |
고객 Part Number와 자사 Part Number가 서로 다르다면 가능하면 둘을 구분해서 표시하는 것이 좋습니다. 나중에 PO가 들어왔을 때 고객이 어떤 제품을 주문한 것인지 확인하기도 훨씬 쉽습니다.
2. Unit Price에는 반드시 Currency를 같이 적는다
당연한 내용처럼 보이지만 견적에서는 Currency를 명확하게 표시해야 합니다.
예를 들어
Unit Price: 5.00
보다는
Unit Price: USD 5.00 / pc
처럼 적는 편이 명확합니다. 특히 여러 국가와 거래하다 보면 USD뿐 아니라 EUR, JPY 등 다른 통화로 견적할 수도 있기 때문에 숫자만 적어두면 나중에 문제가 될 수 있습니다.
환율 변동도 생각해야 한다
해외 견적에서는 환율도 무시하기 어렵습니다. 원가 대부분은 원화인데 판매가격은 USD로 제시한다면 환율이 크게 변했을 때 실제 마진도 달라질 수 있습니다. 그래서 장기간 유효한 가격을 무조건 제시하기보다 뒤에서 설명할 Quotation Validity를 같이 설정하는 것이 좋습니다.
3. MOQ를 가격과 같이 보여준다
MOQ(Minimum Order Quantity)는 Quotation에서 상당히 중요한 조건입니다. 예를 들어 내부적으로 USD 5.00이라는 가격이 10,000개 생산을 기준으로 계산된 가격인데 고객이 100개만 주문한다면 같은 가격을 적용하기 어려울 수 있습니다. 따라서 단순히
USD 5.00 / pc
라고 쓰기보다
USD 5.00 / pc, MOQ 10,000 pcs
처럼 가격의 기준수량을 명확하게 표시하는 것이 좋습니다.
수량별 가격을 제시하는 방법도 있다
고객과 가격협상을 해야 하는 경우에는 Quantity Break를 사용할 수도 있습니다.
| Order Quantity | Unit Price |
|---|---|
| 1,000 pcs | USD 5.50 |
| 5,000 pcs | USD 5.20 |
| 10,000 pcs | USD 5.00 |
이렇게 하면 고객도 주문수량을 늘렸을 때 어느 정도 가격이 내려가는지 이해하기 쉽습니다. 앞서 Target Price 글에서 이야기한 것처럼 가격을 그냥 낮추는 대신 Volume이나 MOQ와 가격을 연결하는 방법이기도 합니다.
4. Lead Time은 기준점을 명확하게 적는다
Quotation에서 자주 보는 표현 중 하나가
Lead Time: 4 weeks
입니다.
그런데 실제로는 이 한 줄도 애매할 수 있습니다.
4주가
- PO를 받은 날부터인지
- 결제를 받은 날부터인지
- 도면 승인 후부터인지
- 생산 완료까지인지
- 고객에게 도착할 때까지인지
명확하지 않기 때문입니다. 예를 들어 신규 고객의 선결제 거래라면
Lead Time: 4 weeks after receipt of PO and payment
처럼 적을 수 있습니다.
신규 개발품이라면
Lead Time: 6–8 weeks after specification approval
처럼 기준을 별도로 정할 수도 있습니다.
Production Lead Time과 Transit Time은 구분하는 것이 좋다
특히 DAP나 CIF처럼 판매자가 국제운송을 준비하는 거래에서는 고객이 Lead Time을 전체 배송기간으로 이해할 수도 있습니다.
예를 들어
Production Lead Time: 4 weeks
Transit Time: Approximately 5–7 days by air
처럼 생산기간과 운송기간을 나누어 설명하면 훨씬 명확합니다. 선박으로 보내는 경우에는 선박 스케줄이나 항만 상황에 따라 운송기간이 달라질 수 있으므로 예상기간이라는 점도 같이 표시하는 것이 좋습니다.
5. Incoterms는 반드시 장소까지 적는다
Quotation에서 제가 특히 중요하다고 생각하는 항목입니다.
단순히
Incoterms: FCA
라고 적는 것보다
FCA Incheon, Korea – Incoterms 2020
처럼 지정 장소까지 표시하는 것이 좋습니다.
FOB라면
FOB Busan Port, Korea – Incoterms 2020
CIF라면
CIF Hamburg Port, Germany – Incoterms 2020
처럼 표시할 수 있습니다. 같은 FCA라도 판매자 공장에서 인도하는 것인지 특정 터미널까지 가져가는 것인지에 따라 비용부담 범위가 달라질 수 있기 때문입니다.
가격만 적고 Incoterms를 빼면 나중에 운임 문제가 생길 수 있다
예를 들어 고객에게 USD 5.00을 제시했는데 Incoterms를 적지 않았다고 가정해보겠습니다. 판매자는 공장 출고가격으로 생각했는데 고객은 자신의 창고까지 배송되는 가격이라고 생각할 수도 있습니다. 나중에 국제운임을 추가하려고 하면 고객 입장에서는
“처음 받은 가격과 왜 달라졌지?”
라고 생각할 수 있습니다. 그래서 처음 Quotation부터 Incoterms를 명확하게 표시하는 편이 좋습니다. 관련 내용은 아래 글에서 자세히 정리했습니다.
6. Freight가 포함된 가격인지 별도인지 명확하게 한다
Incoterms와 연결해서 확인해야 하는 것이 Freight입니다. 특히 DHL이나 FedEx로 Sample 또는 소량 제품을 보내는 경우 고객과 운임 부담을 명확하게 정해두는 것이 좋습니다.
예를 들어 고객이 자신의 DHL Account를 제공한다면
Freight: Collect, using customer’s DHL account
처럼 적을 수 있습니다. 판매자가 운임을 포함해서 견적한다면
Freight: Included
라고 표시할 수도 있습니다.
또는
Freight: Not included
라고 명확하게 제외할 수도 있습니다.
제품가격과 운임을 따로 보여주는 방법도 좋다
특히 소량 Sample이나 항공운송에서는 제품가격과 운임을 분리해서 보여주는 것이 이해하기 쉽습니다.
| Description | Amount |
|---|---|
| Product: 100 pcs × USD 5.00 | USD 500.00 |
| DHL Freight | USD 120.00 |
| Total | USD 620.00 |
이렇게 하면 나중에 고객이 자신의 DHL이나 FedEx Account를 사용하겠다고 했을 때 제품가격 자체를 다시 설명할 필요가 없습니다.
7. Payment Terms를 적는다
가격과 물류조건까지 합의했는데 결제조건을 빼먹으면 실제 주문 단계에서 다시 협의해야 합니다. 예를 들어 신규 고객이라면
Payment Terms: T/T 100% in advance
로 시작할 수도 있습니다. 거래관계나 회사 정책에 따라
- T/T in advance
- 30% deposit / 70% before shipment
- Net 30
- Net 60
등 다양한 조건이 있을 수 있습니다. 중요한 것은 고객과 협의되지 않은 Payment Terms를 당연한 조건처럼 생각하지 않는 것입니다.
Net 30이라고만 적기보다 기준일도 확인한다
예를 들어 Net 30도 실제로는 기준이 필요할 수 있습니다. Invoice Date 기준인지, B/L Date 기준인지, 제품 수령일 기준인지에 따라 결제일이 달라질 수 있기 때문입니다. 거래규모가 크거나 결제조건이 중요한 고객이라면 이 부분도 계약 또는 PO 단계에서 명확하게 확인하는 것이 좋습니다.
8. Quotation Validity를 넣는다
견적을 보낸 뒤 고객이 바로 주문하는 경우도 있지만 몇 달 뒤 다시 연락하는 경우도 있습니다. 그동안 원재료 가격이나 환율, 운임이 달라질 수도 있습니다. 그래서 Quotation에는 가격의 유효기간을 표시하는 것이 좋습니다.
예를 들어
Quotation Validity: 30 days
또는
This quotation is valid until October 15, 2026.
처럼 작성할 수 있습니다.
Validity가 지났다고 무조건 가격을 바꿀 필요는 없다
Validity는 반드시 기간이 지나면 가격을 올리겠다는 의미라기보다 해당 조건으로 가격을 보장할 수 있는 기간이라고 보는 편이 좋습니다. 고객이 40일 뒤 주문하더라도 원가에 변동이 없다면 기존 가격을 유지할 수 있습니다. 반대로 원자재나 운임이 크게 변했다면 다시 확인할 근거가 생깁니다.
9. Sample Charge와 양산가격은 구분한다
신규 프로젝트에서는 Sample 요청이 자주 발생합니다. 여기서 Sample Price와 Mass Production Price를 같은 것으로 생각하면 안 되는 경우가 있습니다. 샘플은 소량 생산이나 별도 작업 때문에 양산품보다 단가가 높을 수 있습니다. 반대로 영업 목적으로 Sample을 무료로 제공하는 경우도 있습니다. 그래서 견적서에 다음처럼 구분해두면 좋습니다.
Sample Price: USD 10.00 / pc
Mass Production Price: USD 5.00 / pc based on MOQ 10,000 pcs
Free Sample이어도 Freight까지 무료라는 뜻은 아니다
실무에서 이것도 구분하면 좋습니다. 제품 Sample은 무료로 제공하지만 국제운송비는 고객 DHL Account로 보내는 경우가 있습니다.
이때는
Sample Charge: Free of charge
Freight: Collect using customer’s DHL/FedEx account
처럼 각각 표시하면 됩니다.
10. Tooling, NRE 또는 개발비가 있다면 별도로 표시한다
신규 개발품에서는 제품 단가 외에 Tooling이나 개발비가 발생할 수도 있습니다. 이 비용을 제품가격에 섞어놓으면 고객이 실제 양산단가를 이해하기 어렵습니다. 따라서 필요한 경우
| Item | Price |
|---|---|
| Unit Price | USD 5.00 / pc |
| Tooling Charge | USD 3,000 / set |
| Sample Charge | USD 10.00 / pc |
처럼 일회성 비용과 양산가격을 구분하는 편이 좋습니다.
실무에서 Quotation을 만들 때 저는 이렇게 확인하는 것이 좋다고 생각한다
견적서를 보내기 전에는 아래 순서로 한 번 확인하면 빠진 조건을 찾기가 쉽습니다.
제품이 정확한가?
↓
Unit Price와 Currency가 맞는가?
↓
MOQ / Quantity 조건이 있는가?
↓
Lead Time 기준이 명확한가?
↓
Incoterms와 Delivery Location이 적혀 있는가?
↓
Freight 포함 여부가 명확한가?
↓
Payment Terms가 있는가?
↓
Validity가 있는가?
↓
Sample / Tooling 비용이 구분되어 있는가?
여기까지만 확인해도 대부분의 기본적인 Quotation 조건은 정리됩니다.
Quotation 예시는 어떻게 구성할까?
회사마다 사용하는 양식은 다르지만 기본적으로 아래와 같이 구성할 수 있습니다.
| 항목 | 예시 |
|---|---|
| Part Number | ABC-1234 |
| Description | 120×120×38 BLDC Fan, 24V |
| Unit Price | USD 5.00 / pc |
| MOQ | 10,000 pcs |
| Lead Time | 4 weeks after receipt of PO |
| Incoterms | FCA Incheon, Korea – Incoterms 2020 |
| Freight | Not included |
| Payment Terms | T/T 100% in advance |
| Validity | 30 days |
| Sample | USD 10.00 / pc |
모든 거래에 이 항목이 전부 필요한 것은 아닙니다. 기존 고객이라 Payment Terms가 이미 정해져 있다면 반복해서 설명할 필요가 없을 수도 있고, 제품 특성상 MOQ가 없다면 해당 항목을 빼도 됩니다.
중요한 것은 고객이 PO를 발행할 때 다시 물어봐야 할 내용을 최대한 줄이는 것입니다.
견적서를 보낼 때 이메일은 길게 쓰지 않아도 된다
Quotation 자체에 필요한 조건이 잘 정리되어 있다면 이메일 본문까지 길게 작성할 필요는 없습니다. 예를 들어 신규 RFQ에 대한 첫 견적이라면 다음 정도로 작성할 수 있습니다.
Dear [Name],
Thank you for your RFQ.
Please find attached our quotation for the requested product.
The quotation has been prepared based on the current specification, expected volume, and FCA Incheon terms.
Please review it and let us know if you have any questions or if you would like us to review alternative quantities or delivery terms.
We look forward to your feedback.
Best regards,
[Name]
Target Price를 받은 뒤 수정견적을 보내는 경우
앞서 고객과 가격협상을 진행했다면 조금 다르게 쓸 수 있습니다.
Dear [Name],
Thank you for sharing your target price and volume information.
We have reviewed the pricing again internally and attached our revised quotation.
Our revised price is based on MOQ [XX] pcs and annual volume of [XX] pcs under FCA Incheon terms.
We hope this proposal can support your project, and please let us know your feedback.
Best regards,
[Name]
여기서 중요한 것은 가격을 낮췄다면 어떤 조건을 기준으로 낮춘 가격인지 다시 한번 명확하게 알려주는 것입니다.
견적서를 보내기 전 마지막으로 확인할 항목
| 체크 | 항목 | 확인 내용 |
|---|---|---|
| □ | Part No. | 고객 요청제품과 일치하는가? |
| □ | Unit Price | 최종 승인가격인가? |
| □ | Currency | USD / EUR 등 통화가 명확한가? |
| □ | MOQ | 가격 기준수량과 맞는가? |
| □ | Lead Time | 기준시점이 명확한가? |
| □ | Incoterms | 지정 장소까지 적혀 있는가? |
| □ | Freight | 포함/별도/Collect가 명확한가? |
| □ | Payment | 결제조건이 합의된 내용과 같은가? |
| □ | Validity | 가격 유효기간이 있는가? |
| □ | Sample | 샘플과 양산가격이 구분되어 있는가? |
정리
Quotation에서 가장 먼저 보이는 것은 Unit Price입니다.
하지만 실제 해외영업에서는 가격 숫자 하나보다 그 가격이 어떤 조건에서 성립하는지 명확하게 만드는 것이 더 중요합니다.
예를 들어
USD 5.00 / pc
라고만 적는 것보다
USD 5.00 / pc
MOQ: 10,000 pcs
FCA Incheon, Korea – Incoterms 2020
Lead Time: 4 weeks after receipt of PO
Payment: T/T in advance
Validity: 30 days
처럼 작성하는 것이 훨씬 명확합니다.
특히 MOQ, Lead Time, Incoterms, Freight, Payment Terms, Validity는 나중에 주문을 진행할 때 다시 문제가 되기 쉬운 항목이라 견적 단계에서부터 확인해두는 것이 좋습니다. 그리고 견적을 보낸 뒤 고객이 Target Price를 요구한다면 가격만 다시 낮추기보다 수량이나 물류조건 등 변경된 조건을 Revised Quotation에 같이 표시하는 것이 좋습니다. 결국 좋은 Quotation은 가장 낮은 가격을 보여주는 문서라기보다 고객과 판매자가 같은 조건을 보고 가격을 이야기할 수 있게 만드는 문서라고 생각합니다. RFQ를 정확하게 확인하고, Target Price를 협상하고, 그 결과를 Quotation에 명확하게 정리하면 이후 Sample과 PO 단계에서도 불필요한 확인 작업을 많이 줄일 수 있습니다.
