해외영업을 하다 보면 고객에게 제품을 소개하는 것에서 끝나지 않고 실제 Sample을 보내야 하는 단계가 옵니다. 정말 귀찮죠… 샘플 의뢰해야 하고, 샘플 포장도 박스 받아서 해야 하고 DHL 부킹도 제가 해야 하고, 힘든일이 많습니다. 그러나 잘 보내야 겠죠. 아니면 회사 생활 힘들어 지니까요…
고객이
Could you send us some samples for evaluation?
라고 하면 처음에는 간단하게 생각할 수 있습니다.
“샘플 몇 개 포장해서 DHL로 보내면 되는 것 아닌가?”
그런데 실제로 보내려고 하면 생각보다 확인할 것이 많습니다. 샘플은 무료인지 유상인지, 몇 개를 보내야 하는지, DHL이나 FedEx 운임은 누가 부담하는지, Commercial Invoice에는 얼마를 적어야 하는지, 통관용 Sample Value는 어떻게 잡을지 등을 하나씩 확인하게 됩니다. 그리고 제품이 도착했다고 끝나는 것도 아닙니다. Tracking을 고객에게 공유하고, 도착 여부를 확인하고, 실제 Test 일정과 결과까지 Follow-up해야 영업적으로 다음 단계로 이어질 수 있습니다. 그래서 저는 Sample Shipment를 단순한 물류업무라기보다 Quotation 이후 실제 제품 평가로 넘어가는 영업 과정으로 보는 편이 좋다고 생각합니다.
샘플 요청을 받으면 가장 먼저 수량부터 확인한다
고객이
Please send us samples.
라고 했다고 해서 바로 2개나 5개를 임의로 보내기보다 가능하면 먼저 필요한 수량을 확인하는 것이 좋습니다. 예를 들어 이렇게 간단하게 물어볼 수 있습니다.
Could you please let us know how many samples you need for your evaluation?
실제로 Sample Quantity는 고객의 평가 목적에 따라 크게 달라질 수 있습니다.
- 기본 성능 확인용
- 내부 Engineering Evaluation
- Reliability Test
- 여러 부서 또는 여러 공장에서 평가
- 고객 완제품에 실제 조립하여 Test
단순 기능 확인이라면 몇 개면 충분할 수도 있지만 여러 Test를 동시에 진행한다면 더 많은 수량이 필요할 수 있습니다.
가능하면 샘플 수량과 Test 목적을 같이 물어본다
저라면 수량만 확인하기보다 가능하면 어떤 Test에 사용할지도 같이 확인하는 편이 좋다고 생각합니다. 예를 들어 Cooling Fan Sample이라면 고객이 단순 Airflow를 확인하려는 것인지, Noise Test를 하는 것인지, 실제 제품에 조립하여 Reliability Test까지 진행하려는 것인지에 따라 준비해야 할 Sample 수량과 사양이 달라질 수 있습니다. 이 정보를 알고 있으면 나중에 Test 결과를 Follow-up할 때도 훨씬 편합니다.
무료 샘플인지 유상 샘플인지 먼저 정한다
Sample을 준비하기 전에 회사 내부적으로 확인할 것 중 하나가 Sample Charge입니다.
신규 고객 개발 목적으로 소량 Sample을 무료로 제공할 수도 있고, 제품가격이 높거나 Sample Quantity가 많다면 유상으로 제공할 수도 있습니다.
예를 들어
Sample Charge: Free of charge
또는
Sample Price: USD 10.00 / pc
처럼 정리할 수 있습니다. 중요한 것은 제품 Sample이 무료라는 것과 국제운송비까지 무료라는 것은 별개의 문제라는 점입니다.
무료 샘플이라고 DHL 운임까지 우리가 부담하는 것은 아니다
이 부분은 실제 Sample Shipment에서 자주 확인하게 됩니다.
예를 들어 고객에게
“We can provide the samples free of charge.”
라고 했다고 가정해보겠습니다. 이 말은 보통 제품 자체의 Sample Charge를 받지 않는다는 의미입니다. DHL이나 FedEx 운임을 판매자가 반드시 부담한다는 뜻은 아닙니다. 따라서 Sample을 무료로 제공하더라도 고객에게 다음과 같이 물어볼 수 있습니다.
We can provide the samples free of charge.
Could you please share your DHL or FedEx account number for the shipment?
고객이 자신의 Courier Account를 제공한다면 해당 계정으로 운임을 청구하는 방식으로 발송할 수 있습니다.
DHL/FedEx 고객계정을 받으면 무엇을 확인할까?
고객이 DHL 또는 FedEx Account Number를 보내왔다면 단순히 번호만 받아두기보다 실제 발송에 필요한 정보를 같이 확인하는 것이 좋습니다.
기본적으로 다음 정보가 필요합니다.
- 수취 회사명
- 수취인 이름
- 전체 배송주소
- Postal Code
- 전화번호
- DHL 또는 FedEx Account Number
회사 주소가 홈페이지에 있다고 해서 임의로 보내는 것보다는 고객에게 정확한 Ship-to Address를 받는 편이 안전합니다.
특히 글로벌 기업은 본사, 공장, R&D Center가 서로 다른 경우가 많기 때문입니다.
고객계정으로 발송한다고 해서 모든 비용이 자동으로 고객 부담인 것은 아니다
여기서 하나 더 확인할 부분이 있습니다. Courier Account를 고객 것으로 사용하면 일반적으로 운임을 해당 계정으로 청구할 수 있지만, 수입관세와 세금까지 같은 방식으로 처리된다고 단정해서는 안 됩니다. 운임 청구와 Duties & Taxes 청구는 별도로 설정될 수 있기 때문입니다. 따라서 통관비용이 발생할 가능성이 있는 Sample이라면 운임뿐 아니라 Duties & Taxes를 어느 쪽이 부담할지도 필요에 따라 확인하는 것이 좋습니다.
Sample Shipment에도 Commercial Invoice가 필요할 수 있다
Sample은 판매 목적이 아니더라도 국가 간 이동이기 때문에 국제특송 발송 과정에서 통관용 Commercial Invoice가 필요할 수 있습니다. 여기서 처음 Sample을 보내면 조금 애매하게 느껴지는 부분이 있습니다.
“무료 샘플인데 Invoice에 가격을 어떻게 적지?”
제품을 고객에게 무료로 제공한다고 해서 통관 신고가격까지 무조건 0으로 작성하는 것은 별개의 문제입니다. 통관에서는 물품의 신고가치가 필요할 수 있기 때문입니다.
무료 Sample이면 Invoice Value를 USD 0으로 적으면 될까?
무료 제공이라는 이유만으로 Commercial Invoice의 Value를 무조건 0으로 적는 것은 주의할 필요가 있습니다. 실제 판매대금을 받지 않더라도 세관 신고를 위해 합리적인 Customs Value가 필요할 수 있습니다.
예를 들어 제품 자체는 무료로 제공하면서 Invoice에는 통관 목적의 가치를 표시하고 비고란에
Sample – No Commercial Value
또는 상황에 따라
Free sample for evaluation purpose
같은 설명을 추가하는 방식을 볼 수 있습니다.
다만 여기서 중요한 것은 “No Commercial Value”라고 적었다고 해서 신고금액을 임의로 0으로 만들 수 있다는 뜻은 아니라는 점입니다.
국가별 세관 규정과 회사의 수출신고 기준에 따라 적절한 Value를 사용해야 합니다.
Sample Value를 너무 낮게 적는 것도 조심한다
국제특송 운임이나 고객의 세금 부담을 줄이기 위해 실제 가치보다 지나치게 낮은 금액을 적고 싶은 생각이 들 수도 있습니다. 하지만 Customs Value는 단순히 운임을 계산하기 위한 숫자가 아니라 통관에 사용되는 신고정보입니다. 따라서 실제 물품과 설명 가능한 범위의 적정한 Value를 사용하는 것이 좋습니다.
Commercial Invoice에는 어떤 내용을 확인할까?
Sample Shipment용 Commercial Invoice를 만들 때도 일반 수출과 마찬가지로 기본적인 정보를 확인합니다.
| 항목 | 확인 내용 |
|---|---|
| Shipper | 발송 회사명 및 주소 |
| Consignee | 고객 회사명 및 배송주소 |
| Description | 실제 제품을 알아볼 수 있는 품명 |
| Quantity | 발송 Sample 수량 |
| Unit Value | 통관에 사용할 단가 |
| Total Value | 총 신고금액 |
| Currency | USD 등 신고통화 |
| Country of Origin | 원산지 |
| HS Code | 해당하는 경우 확인 |
| Purpose | Sample / Evaluation 등 발송 목적 |
| Incoterms | 합의한 운송조건 |
제품에 따라 추가정보가 필요할 수 있으므로 실제 발송 전에는 회사의 수출 담당자나 사용하는 Courier의 요구사항도 확인하는 것이 좋습니다.
Incoterms도 Sample Shipment에서 생각해볼 필요가 있다
소량 Sample을 DHL이나 FedEx로 보내다 보면 Incoterms를 크게 신경 쓰지 않고 발송하는 경우도 있습니다. 하지만 비용과 책임을 명확하게 하려면 Sample Shipment에서도 Incoterms를 확인하는 것이 좋습니다. 특히 고객이 자신의 DHL Account를 제공했다고 해서 자동으로 EXW라고 생각하면 안 됩니다. Courier 비용을 고객계정으로 결제하는 것과 Incoterms상 수출통관 및 인도 책임은 서로 다른 문제이기 때문입니다. 예를 들어 한국 판매자가 수출통관을 진행하고 고객이 지정한 운송인에게 물품을 인도하는 구조라면 FCA를 검토할 수 있습니다.
이 부분은 기존 글에서 자세히 정리했습니다.
발송 전에 Sample 사양을 마지막으로 다시 확인한다
서류와 Courier 준비가 끝났더라도 실제 포장 전에 Sample 자체를 다시 확인하는 것이 좋습니다. 특히 여러 Revision이나 사양이 존재하는 제품이라면 더 중요합니다.
예를 들어 다음 정도는 확인할 수 있습니다.
- Part Number
- Revision
- Voltage / Specification
- Connector
- Wire Length
- Label
- Sample Quantity
- 고객 요청사항
Sample Shipment는 수량이 적기 때문에 한두 개를 잘못 보내도 고객 Test 전체가 늦어질 수 있습니다. 국제특송으로 다시 보내려면 운임도 추가되고 며칠이 더 필요하기 때문에 발송 전 확인하는 편이 훨씬 낫습니다.
발송 후에는 Tracking Number를 바로 공유한다
DHL이나 FedEx Pickup이 완료되었다면 고객에게 Tracking Number를 알려주는 것이 좋습니다.
길게 작성할 필요는 없습니다.
Dear [Name],
The samples were shipped today via DHL.
Tracking No.: [XXXXXXXXXX]
Please find the shipping documents attached for your reference.
I will also keep monitoring the shipment and let you know if there are any updates.
Best regards,
[Name]
고객 입장에서도 Sample이 실제로 출발했는지 알 수 있고 예상 도착일을 확인할 수 있습니다.
Tracking Number만 보내고 끝내지 않는다
Sample을 보낸 뒤에는 Courier Tracking을 한 번씩 확인하는 편이 좋습니다. 국제특송이라고 항상 예정대로 도착하는 것은 아닙니다.
예를 들어
- Customs Clearance Delay
- 수취인 정보 부족
- 세금 납부 대기
- 주소 오류
- 항공편 지연
등으로 Shipment가 멈출 수 있습니다.
고객이 먼저
“Where is the sample?”
라고 연락하기 전에 영업 담당자가 Tracking을 확인하고 문제가 있으면 먼저 알려주는 편이 좋습니다.
샘플이 도착하면 바로 Test Result를 물어봐야 할까?
저는 배송완료가 확인됐다고 바로 Test 결과부터 물어보는 것은 조금 빠를 수 있다고 생각합니다. DHL Tracking에 Delivered라고 표시되더라도 실제 담당자의 책상까지 바로 전달됐다는 의미는 아닐 수 있습니다. 회사 Receiving Department에서 받은 뒤 내부적으로 담당자에게 전달되는 시간이 필요할 수도 있습니다.
그래서 먼저 수령 확인을 하는 편이 자연스럽습니다.
Dear [Name],
According to the DHL tracking information, the samples were delivered today.
Please kindly confirm once you receive them.
If you need any technical information during the evaluation, please feel free to let us know.
Best regards,
[Name]
Test Follow-up 시점은 Sample을 보내기 전에 물어보는 것이 가장 편하다
가능하다면 Sample을 보내기 전에 고객에게 예상 Test Schedule을 확인해두는 것이 좋습니다.
예를 들어
May I also ask about your expected evaluation schedule?
정도로 물어볼 수 있습니다.
고객이
We expect to complete the test within two weeks.
라고 답했다면 Follow-up 시점이 명확해집니다.
샘플이 도착한 다음 날부터 계속 결과를 물어볼 필요 없이 고객이 알려준 Test 일정에 맞춰 다시 연락하면 됩니다.
Test 일정이 없다면 언제 다시 연락할까?
제품과 Test 내용에 따라 달라서 일률적인 정답은 없습니다. 간단한 외관이나 기능 확인이라면 비교적 빨리 결과가 나올 수도 있지만 Reliability Test라면 몇 주 또는 그 이상이 걸릴 수도 있습니다.
따라서 무조건
“샘플 도착 3일 후 Follow-up”
같은 규칙을 적용하기보다 Test 내용을 기준으로 판단하는 것이 좋습니다.
일정이 전혀 없다면 제품 도착을 확인한 뒤 며칠 후
May I ask about your expected evaluation schedule for the samples?
라고 먼저 Test 계획을 물어볼 수도 있습니다.
Test 결과를 물을 때 “Any update?”보다 조금 구체적으로 묻는다
Sample Test Follow-up에서도
Any update?
라고만 보내는 것보다 고객이 답변하기 쉬운 질문을 하는 편이 좋습니다.
예를 들어
Have you had a chance to start the sample evaluation?
Please let us know if there are any issues with the performance, specification, or installation.
처럼 물어볼 수 있습니다. 고객이 아직 Test를 시작하지 않았다면 일정이라도 알려줄 수 있고, 문제가 있다면 어떤 부분인지 대화를 시작할 수 있습니다.
Follow-up Email의 전체적인 방법은 아래 글에서 별도로 정리했습니다.
Sample Shipment는 이런 순서로 관리하면 편하다
저라면 Sample 요청을 받았을 때 아래 순서로 확인하는 것이 좋다고 생각합니다.
1. Sample 목적 확인
↓
2. 필요한 Sample Quantity 확인
↓
3. 무료 / 유상 여부 결정
↓
4. DHL/FedEx Account 및 Ship-to Address 확인
↓
5. Commercial Invoice / Sample Value 준비
↓
6. Incoterms 및 운임 부담 확인
↓
7. Part No. / Revision / Quantity 최종 확인
↓
8. DHL/FedEx 발송
↓
9. Tracking Number 고객 공유
↓
10. 배송완료 및 수령 확인
↓
11. Test Schedule에 맞춰 Follow-up
이렇게 관리하면 단순히 Sample을 보내는 것에서 끝나지 않고 다음 영업단계까지 연결하기가 훨씬 쉽습니다.
Sample 발송 전 최종 체크리스트
| 체크 | 항목 | 확인 내용 |
|---|---|---|
| □ | Sample Quantity | 고객이 필요한 수량과 일치하는가? |
| □ | Sample Charge | 무료 / 유상 여부가 정해졌는가? |
| □ | Part No. | 요청 제품과 일치하는가? |
| □ | Revision | 최신 또는 고객 요청 Revision인가? |
| □ | Ship-to Address | 고객에게 직접 확인한 주소인가? |
| □ | Courier Account | DHL/FedEx 계정과 운임 부담자가 명확한가? |
| □ | Commercial Invoice | 통관용 서류가 준비되었는가? |
| □ | Sample Value | 적절한 신고금액이 기재되었는가? |
| □ | Incoterms | 비용과 인도조건이 명확한가? |
| □ | Tracking | 발송 후 고객에게 공유했는가? |
| □ | Test Schedule | 언제 결과를 확인할지 알고 있는가? |
정리
해외 고객에게 Sample을 보내는 일은 처음에는 단순한 택배 발송처럼 보일 수 있습니다. 하지만 실제로는 영업과 물류가 같이 움직이는 업무입니다. 샘플 요청을 받으면 먼저 왜 필요한지와 몇 개가 필요한지를 확인하고, 무료인지 유상인지 결정합니다. 그다음 고객 DHL/FedEx Account와 정확한 배송주소를 확인하고 Commercial Invoice, Sample Value, Incoterms와 운임 부담을 정리해야 합니다. 그리고 발송했다고 끝나는 것이 아닙니다.
Tracking 공유 → 배송 확인 → Sample 수령 확인 → Test 일정 확인 → 결과 Follow-up
까지 이어져야 합니다. 특히 Sample이 무료라는 이유만으로 Invoice Value를 무조건 0으로 적거나, 고객 DHL Account를 사용한다는 이유만으로 모든 비용과 Incoterms를 자동으로 판단하지 않는 것이 좋습니다. Sample Shipment에서 가장 중요한 것은 결국 제품을 보내는 것 자체가 아니라 고객이 실제로 제품을 평가하고 다음 단계로 넘어가게 만드는 것이라고 생각합니다.
